Do prowadzenia w Polsce działalności gospodarczej w zakresie gastronomii, oprócz wielu pozwoleń i sporej dawki odwagi :), wymagane jest jedynie urządzenie rejestrujące sprzedaż w postaci kasy fiskalnej. Od 1.01.2021 istnieje wymóg stosowania w tym zakresie wyłącznie kas fiskalnych tzw. ONLINE, które na stałe połączone są z Centralnym Repozytorium Kas (CRK) i w ustalonych wcześniej cyklach przesyłają informacje o zarejestrowanej sprzedaży do tego repozytorium. W wielu przypadkach (lodziarnie, mobilne kawiarnie, foodtruck-i etc.) najprostsza kasa fiskalna wystarcza do rejestrowania sprzedaży. Ceny takich urządzeń zaczynają się od 1 250,00 zł netto, a uwzględniając 700 zł ulgi udzielanej przez Urząd Skarbowy na zakup pierwszego urządzenia fiskalnego w firmie, kwota inwestycji nie odstrasza. W portfolio popularnych producentów tych urządzeń (Novitus, Elzab, Posnet) znajduje się pokaźny katalog rozwiązań w tym zakresie. Droższe urządzenia pozwalają na rozszerzenie funkcjonalności m.in. o integrację z terminalami kart płatniczych czy dodatkową drukarkę zamówień na kuchni.
Co jeśli właściciel biznesu gastronomicznego chciałby wyjechać na urlop, a jednak być na bieżąco z tym co się dzieje w jego lokalu? Z pomocą przychodzi technologia. Dzięki możliwościom jakie daje podłączenie urządzeń do sieci Internet np. kasa fiskalna Novitus Next One zyskała jednocześnie podłączenie do dedykowanej chmury NoviCloud. Za jej pośrednictwem przedsiębiorca może mieć stały dostęp do informacji rejestrowanych w lokalu. Kasa Novitus Next dzięki wyposażeniu jej w wbudowany tablet oraz dedykowane oprogramowanie zbliża się swoją funkcjonalnością do bardziej zaawansowanych rozwiązań POS-owych. Stanowi pewnego rodzaju pomost pomiędzy „zwykłą kasą fiskalną”, a dedykowanym systemem POS.
Wraz z rozwojem biznesu niezbędne okazuje się zastosowanie innych narzędzi do zarządzania i poprawy komunikacji. W strukturze informatycznej pojawiają się komputery POS, serwery baz danych, drukarki fiskalne, systemy przywoławcze, monitory kuchenne KDS. Wszystkie one mają na celu zwiększenie wydajności pracy, poprawę przepływu informacji oraz wyeliminowanie pomyłek. Na tym etapie stosowane są dedykowane rozwiązania POS-owe. Schemat przykładowej restauracji przedstawia poniższy diagram:
Sztuką jest umiejętne dobranie odpowiednich rozwiązań sprzętowych oraz oprogramowania. Należy wziąć pod uwagę fakt, że biznes gastronomiczny (jeśli dobrze prowadzony) rośnie. W ślad za tym wzrostem powinna podążać technologia.
Pojawienie się kanału sprzedaży w dostawie wymusza odpowiednie jej obsłużenie (Wirtualna Centrala Orange pozwalająca zapanować nad połączeniami telefonicznymi, telefon z aplikacją pozwalającą na identyfikację klienta dzwoniącego, moduł delivery pozwalający na sprawne rozliczenie zarejestrowanych dostaw, system monitorujący pracę dostawców). Otworzenie kanału sprzedaży online wymusza na oprogramowaniu konieczność przygotowania mechanizmu pozwalającego na automatyczne zarejestrowanie zamówień z tego kanał w oprogramowaniu POS.
Chęć przyspieszenia i uporządkowania produkcji kuchennej wymusza pojawienie się na kuchni monitorów dotykowych przy każdym stanowisku produkcyjnym (KDS). Na nich wyświetlane są kolejne zamówienia, a możliwość oznaczenie przez kuchnię wykonania takiej pozycji pozwala automatycznie poinformować kelnera bonującego o gotowości jego zlecenia. Powiadomienia takie drogą radiową trafiają na pager osoby która zarejestrowała to zlecenie.
Wszystkie powyższe funkcje spięte jednym oprogramowaniem pozwalają na osiągnięcie przewagi konkurencyjnej, zwiększenie wydajności pracy, podejmowanie trafnych decyzji co do oferty restauracji. Wszystko to przybliża właściciela do osiągnięcia sukcesu w trudnej branży jaką jest gastronomia.