Business Process Reengineering/Redesign – to filozofia, w której głównym celem jest ponowne przemyślenie procesów funkcjonujących w firmie w celu ich usprawnienia. Procesy to sekwencje czynności, wzajemnie ze sobą powiązanych, których realizacja jest niezbędna dla uzyskania określonego rezultatu. BPR wiąże się to z przeanalizowaniem i przeprojektowaniem procesów, aby osiągnąć zdecydowaną poprawę w ważnych kryteriach wydajności, takich jak szybkość obsługi, jakość i koszty. Ważnym elementem BPR jest wykorzystanie nowych technologii w celu usprawnienia procesów w organizacji.
Wdrożenie BPR jest dość złożone, dlatego też aby osiągnąć sukces osoby podejmujące sie tego wyzwania powinny zwrócić uwagę na kilka spraw. Naukowcy zidentyfikowali aż 64 problemy wdrożeniowe, którym później zostały nadane różne stopnie istotności. Okazało się, że kluczowe przy wdrożeniach BPR jest sprawne zarządzanie zmianą, a niekoniecznie znajomość zagadnień informatycznych czy technologicznych (tutaj warto posiłkować się wyspecjalizowanymi firmami informatycznymi, które mogą służyć wsparciem). Badacze zwrócili także uwagę na adekwatne przeszkolenie zespołu do realizacji nowych procesów i wykorzystania wprowadzonych narzędzi.
Przedstawiamy przykład wykorzystania BPR w usługach gastronomicznych. Duża restauracja typu fast-food, w której proces przebiega standardowo – klient składa zamówienie, zamówienie trafia do kuchni, która przygotowuje posiłek, a następnie dostarcza konsumentowi. Właściciele jako cel postawili: zmniejszenie liczby zadań biurowych pracowników, skrócenie czasu oczekiwania klientów w systemie oraz wyeliminowanie wszelkiego rodzaju nieoszczędnego gospodarowania, takich jak marnotrawstwo ruchu, procesów i przepływu informacji. Analityk zdali sobie sprawę, że korzystniej byłoby, gdyby porcje posiłków były wcześniej przygotowywane w innym miejscu i codziennie dostarczane do restauracji. Kiedy klient zamawia, pracownicy składają poszczególne składniki posiłku i dostarczają je jako całość klientowi. Jest to całkowita zmiana w procesie skutkująca większą kontrolą nad jakością, mniejszą częstotliwością pojawiania się pomyłek, większą satysfakcją klientów. Cały proces został wsparty odpowiednim oprogramowaniem, które pozwoliło na monitoring dostaw oraz sprawne zarządzanie „magazynem”.
BPR może być także zastosowany do wdrożenia bardzo małych zmian, nie uwzględniających rozwiązań IT , jednak istotnych z punktu widzenia obsługi. Na przykład efektem analizy procesów było także wypracowanie najlepszego miejsca usytuowania kubka na tacy w restauracjach typu fast-food. Zazwyczaj znajdzie się on na środku tacy, co zmniejsza ryzyko przewrócenia się i wylania jego zawartości.
Zachęcamy do przyjrzenia się procesom w Waszych firmach. W kolejnym wpisie zaprezentujemy jak to zrobić bez udziału firm doradczych.